قم بترقية أدواتك، وقم بترقية نتائجك

الأدوات التي أستخدمها تشكل جودة عملي. عندما تستغرق المهمة وقتًا طويلاً جدًا، أو تظهر الأخطاء كثيرًا، أو يستمر فريقي في التبديل بين الأنظمة الأساسية المختلفة، فقد لا تكون المشكلة هي قلة الجهد. ربما لم تعد الأداة مناسبة للعمل. الترقية لا تعني شراء أغلى البرامج. وهذا يعني إيجاد توافق أفضل مع الوظيفة والفريق والميزانية. أبدأ بنقاط الألم اليومية. هل يتم إدخال البيانات أكثر من مرة؟ هل يضيع أعضاء الفريق الوقت في البحث عن الملفات؟ هل يتطلب التقرير البسيط عدة خطوات يدوية؟ هل ينتظر العملاء وقتًا طويلاً للحصول على إجابة؟ تساعدني هذه الأسئلة في معرفة أين يؤدي النظام الحالي إلى إبطاء العمل. المشكلة الواضحة تعطيني سببًا أفضل للتغيير. ثم أقوم بمراجعة الأدوات الموجودة بالفعل. قد تكون بعض الميزات غير مستخدمة. قد تؤدي جلسة تدريب قصيرة أو إعداد أفضل إلى حل المشكلة دون استبدال النظام بأكمله. عندما لا تزال الأداة الحالية تسبب مشكلات متكررة، أقوم بمقارنة الخيارات الجديدة من خلال خمس عمليات فحص عملية: 1. الوظائف الأساسية يجب أن تدعم الأداة المهام التي أتعامل معها في أغلب الأحيان. قد تبدو الميزات الإضافية مفيدة، لكنها لا ينبغي أن تصرف الانتباه عن الغرض الرئيسي. 2. سهولة الاستخدام الأداة التي يستغرق فهمها أسابيع يمكن أن تخلق ضغطًا جديدًا. أبحث عن قوائم واضحة، وسير عمل بسيط، وأدلة مفيدة، وتخطيط يمكن للمستخدمين الجدد اتباعه. 3. الاتصال بالأنظمة الحالية يجب أن تعمل الأداة الجديدة مع الأنظمة الأساسية التي يستخدمها فريقي بالفعل. قد يحتاج تخزين الملفات والبريد الإلكتروني والتقويمات وأنظمة الدفع وسجلات العملاء إلى الاتصال بسلاسة. 4. التكلفة الإجمالية أراجع أكثر من الرسوم الشهرية. يمكن أن يؤثر الإعداد والتدريب والتخزين ومقاعد المستخدم والدعم ونقل البيانات أيضًا على الميزانية. 5. التحكم في البيانات أتحقق من كيفية قيام الموفر بتخزين معلومات العمل وتصديرها وحمايتها. وأؤكد أيضًا ما إذا كانت الخدمة توفر أذونات المستخدم وخيارات استرداد الحساب. فريق تصميم صغير عملت معه ذات مرة كان يدير المشاريع من خلال سلاسل رسائل البريد الإلكتروني وجداول البيانات المشتركة. غالبًا ما غاب أعضاء الفريق عن التحديثات، وكان قائد المشروع يقضي عدة ساعات كل أسبوع في التحقق من تقدم المهمة. اختبر الفريق منصة إدارة المشروع باستخدام لوحة مهام بسيطة، وتخزين الملفات، والتذكيرات التلقائية. لقد قاموا بنقل مشروع واحد نشط أولاً بدلاً من تغيير كل مشروع مرة واحدة. وبعد أسبوعين، وجد الفريق عددًا أقل من الأسئلة المتكررة وكانت لديه رؤية أوضح للمهام المعلقة. لم تحل الأداة الجديدة كل مشاكل العمل. لقد منح الفريق مكانًا مشتركًا لتسجيل القرارات وتتبع التقدم. هذا التغيير جعل إدارة العملية اليومية أسهل. يمكن أن يكشف اختبار صغير عن أكثر من قائمة طويلة من الميزات. أوصي باختيار عملية واحدة وقياسها قبل التغيير. سجل الوقت المستغرق وعدد الخطوات اليدوية والأخطاء التي تحدث. قم بتشغيل نفس العملية باستخدام الأداة الجديدة. قارن النتائج بالملاحظات الأصلية. تعليقات الفريق مهمة أيضًا. قد تبدو الأداة جيدة أثناء العرض التوضيحي للمنتج ولكنها تبدو صعبة أثناء الاستخدام اليومي. أسأل المستخدمين: - ما هي المهمة الأسهل؟ - أين لا تزال بحاجة إلى المساعدة؟ - ما الذي يخلق عملا إضافيا؟ - ما هي الميزة التي تستخدمها أكثر؟ - ماذا ستزيل؟ غالبًا ما تكشف إجاباتهم عن مشكلات يصعب رؤيتها من مكتب المدير. يجب أن تدعم ترقية الأداة الأشخاص، وليس إجبارهم على العمل حول النظام. إن التدريب الواضح والقواعد البسيطة والطرح التدريجي يمكن أن يجعل قبول التغيير أسهل. لقد حددت أيضًا تاريخًا للمراجعة بعد الإطلاق. عند هذه النقطة، أتحقق من الاستخدام والتكاليف وجودة العمل وتعليقات الفريق. إذا كانت الميزة لا تساعد، أقوم بضبط الإعداد. إذا كانت الأداة لا تناسب العملية، أبحث عن خيار آخر. عادة ما تأتي النتائج الأفضل من عملية عمل أفضل، وليس من إضافة المزيد من البرامج. عندما أفهم المشكلة، وأختبر الخيار المناسب، وأستمع إلى الأشخاص الذين يستخدمونه، تصبح الترقية قرارًا عمليًا للعمل. من المفترض أن تساعدني الأداة المناسبة في قضاء وقت أقل في إصلاح المشكلات التي يمكن تجنبها وقضاء المزيد من الوقت في أداء العمل الذي يدفع العمل إلى الأمام.

يمكن أن تفقد الأعمال التجارية المتنامية ساعات كل أسبوع بسبب مشاكل صغيرة: الملفات المخزنة في أماكن مختلفة، والمهام التي تتم مناقشتها في الرسائل الخاصة، وبيانات العملاء المنسوخة يدويًا، والتقارير المبنية على بيانات قديمة. تستجيب العديد من الفرق بإضافة المزيد من البرامج. وهذا غالبا ما يخلق مشكلة أخرى. يقضي الأشخاص وقتًا أطول في تعلم الأدوات بدلاً من استخدامها. يمكن أن تؤدي الأدوات الأفضل إلى انتصارات أكبر، ولكن فقط عندما تتوافق مع الطريقة التي يعمل بها الفريق. أركز على الأنظمة البسيطة التي تقلل من العمل المتكرر، وتوضح الملكية، وتساعد الأشخاص على التصرف بناءً على معلومات موثوقة. ### ابدأ بالمشكلة، وليس بالأداة عندما أقوم بمراجعة عملية عمل، أسأل ثلاثة أسئلة: - أين يتباطأ العمل؟ - ما هي المهام التي تتكرر كل يوم؟ - أين تظهر الأخطاء؟ قد لا يحتاج فريق المبيعات إلى منصة جديدة لإدارة العملاء. قد تكون المشكلة الحقيقية هي قواعد المتابعة غير الواضحة. قد لا يحتاج فريق التسويق إلى لوحة مشروع أخرى. قد تكون المشكلة أنه لا أحد يعرف من يوافق على المحتوى. يجب أن تدعم الأداة عملية واضحة. ولا ينبغي أن يخفي الضعيف. ### اختر مكانًا واحدًا لكل نوع من أنواع العمل، ويزداد الارتباك عندما تكون المعلومات نفسها موجودة في عدة أماكن. يمكن للفريق استخدام: - أداة مشروع للمهام والمواعيد النهائية - محرك أقراص مشترك للمستندات - نظام عملاء لسجلات جهات الاتصال - أداة دردشة للمناقشات السريعة - أداة إعداد تقارير لبيانات الأداء أسماء الأدوات أقل أهمية من القواعد. يجب أن يعرف الجميع مكان العثور على الملف، ومكان تحديث المهمة، ومكان تسجيل طلب العميل. لقد رأيت فرقًا تقوم بحفظ مستند في البريد الإلكتروني، وتحميل نسخة أخرى إلى مساحة تخزين مشتركة، وإرسال نسخة ثالثة من خلال الدردشة. بدا العمل نشطًا، لكن لم يكن أحد يعرف الملف الحالي. أزالت قاعدة تخزين بسيطة الكثير من هذا الالتباس. ### قياس الوقت الموفر من المفترض أن تعمل الأداة المفيدة على تحسين جزء قابل للقياس من سير العمل. تتبع بعض الأرقام العملية: - الوقت المستغرق في إدخال البيانات يدويًا - عدد المتابعات الفائتة - متوسط ​​الوقت للرد على العميل - الساعات المستخدمة لإعداد التقارير الأسبوعية - عدد المهام التي تم إرجاعها بسبب فقدان التفاصيل - تغيير بسيط يمكن أن يؤدي إلى نتيجة واضحة. إذا كان الموظف يقضي 30 دقيقة كل يوم في نسخ بيانات الطلب، فقد يعرض النموذج الآلي أكثر من ساعتين كل أسبوع. يمكن أن يدعم هذا الوقت خدمة العملاء أو مكالمات المبيعات أو عمل المنتج. الهدف ليس جمع المزيد من البيانات. والهدف هو الاستفادة بشكل أفضل من البيانات المتاحة بالفعل. ### إزالة العمل اليدوي المتكرر تعمل الأتمتة بشكل جيد عندما تتبع المهمة نفس النمط في كل مرة. تشمل الأمثلة ما يلي: - إرسال تأكيد بعد إرسال النموذج - إنشاء مهمة عندما تصل صفقة جديدة إلى مرحلة مختارة - نقل ملف إلى المجلد الصحيح بعد الموافقة - إرسال تذكير عندما تظل الفاتورة غير مدفوعة - إضافة استفسار العميل إلى قائمة دعم مشتركة أفضل عمليات الأتمتة الصغيرة مع عناصر تحكم واضحة. يجب أن يكون أحد أعضاء الفريق قادرًا على التحقق مما حدث وتصحيح الخطأ. يمكن للنظام الذي يعمل بدون رؤية أن يخلق مشاكل جديدة. قبل أتمتة المهمة، أكتب الخطوات الحالية. يظهر هذا غالبًا أن بعض الخطوات غير ضرورية. عادةً ما تكون إزالتها أسهل من بناء التشغيل الآلي حولها. ### جعل الملكية مرئية غالبًا ما تصبح المهمة التي لا يوجد بها مالك مهمة يتوقع الجميع أن يتعامل معها شخص آخر. يجب أن تظهر كل مهمة مهمة ما يلي: - الشخص المسؤول - تاريخ التسليم المتوقع - المخرجات المطلوبة - الحالة الحالية - الإجراء التالي يمكن أن تساعد لوحة المشروع، ولكن جدول البيانات المشترك قد يعمل أيضًا مع فريق صغير. ويعتمد الاختيار الأفضل على عدد المشاريع، ومستوى التقارير المطلوبة، ومدى راحة الفريق في التعامل مع البرامج. كما تساعد الملكية الواضحة المديرين على دعم فرقهم. يمكنهم معرفة مكان حظر العمل دون مطالبة كل شخص بتحديث منفصل. ### توصيل الأدوات بعناية يمكن للأدوات المتصلة أن تقلل من الإدخال المتكرر، ولكن كل اتصال يضيف نقطة تحتاج إلى رعاية. قبل ربط نظامين، تحقق مما يلي: - البيانات التي سيتم نقلها - من يمكنه عرضها - ماذا يحدث عندما تتغير المعلومات - كيف ستتم مراجعة الأخطاء - كيف ستتم إزالة الوصول عندما يغادر شخص ما يمكن لقاعدة بيانات العملاء المتصلة بمنصة البريد الإلكتروني أن تساعد فريق المبيعات في تتبع المحادثات. ويمكنه أيضًا إرسال رسالة خاطئة إذا كانت سجلات العملاء قديمة. يمكن لمراجعة قصيرة للبيانات كل شهر أن تمنع العديد من هذه المشكلات. يجب أن تكون الخصوصية جزءًا من القرار. اجمع فقط المعلومات التي يحتاجها العمل، وقم بتقييد الوصول إليها، واستخدم إعدادات الحساب الآمنة. ### تدريب الأشخاص على مهام حقيقية نادرًا ما يغير العرض التقديمي الطويل للبرامج العادات اليومية. أحصل على نتائج أفضل عندما يستخدم التدريب العمل الفعلي للفريق: - إضافة طلب عميل حقيقي - تعيين مهمة حقيقية - تحميل مستند حالي - إنشاء تقرير يحتاجه الفريق بالفعل - مراجعة ما يحدث عندما تكون إحدى التفاصيل مفقودة تساعد جلسات التدريب القصيرة الأشخاص على فهم السبب وراء كل خطوة. يجب أن تستخدم التعليمات المكتوبة لغة واضحة وأن تعرض لقطات الشاشة عند الحاجة. يجب أن يمتلك شخص واحد النظام بعد الإطلاق. يمكن لهذا الشخص الإجابة على الأسئلة ومراجعة الاستخدام واقتراح التغييرات عندما ينمو العمل. ### استخدم دورة مراجعة قصيرة قد تبدو الأداة مفيدة أثناء العرض التوضيحي للمنتج وتبدو صعبة بعد أسبوعين من العمل العادي. حدد موعدًا للمراجعة بعد أن يستخدمه الفريق لفترة معقولة. اسأل: - هل تقلل الأداة من العمل اليدوي؟ - هل يستخدمه الناس دون تذكير دائم؟ - هل العثور على المعلومات أسهل؟ - هل تغير عدد الأخطاء؟ - هل التكلفة تتناسب مع القيمة؟ احتفظ بالأداة إذا كانت تدعم سير العمل. قم بتغيير الإعداد إذا كانت العملية مفيدة ولكن التكوين ضعيف. استبدل الأداة عندما تقوم بإنشاء عمل أكثر مما تقوم بإزالته. الأدوات الأفضل لا تضمن نتائج أفضل. تحمل العمليات الواضحة والملكية المرئية والمراجعة المنتظمة وزنًا أكبر. عندما تختار شركة ما برنامجًا يلبي احتياجات حقيقية، فإن حتى الأداة المتواضعة يمكن أن تساعد الفريق على العمل بقدر أقل من الاحتكاك وإتاحة مساحة أكبر للمهام القيمة.

يعمل العديد من الأشخاص لساعات طويلة وما زالوا يشعرون أن المهام الرئيسية لم تكتمل بعد. المشكلة في كثير من الأحيان لا تكمن في نقص الجهد. وقد يأتي من أولويات غير واضحة، وإشعارات مستمرة، ومهام متكررة، واجتماعات تستغرق وقتاً أطول من العمل نفسه. اعتدت أن أبدأ كل يوم بفحص البريد الإلكتروني. بحلول الظهر، كنت قد أجبت على العديد من الرسائل ولكنني لم أحقق تقدمًا كبيرًا في مشروعي الرئيسي. بدا جدول أعمالي ممتلئًا، لكن النتائج كانت محدودة. العمل بشكل أكثر ذكاءً يبدأ بتغيير طريقة استخدامي لوقتي. اختر نتيجة رئيسية واحدة لهذا اليوم أكتب النتيجة التي من شأنها أن تُحدث الفرق الأكبر قبل أن أفتح صندوق الوارد الخاص بي. ويجب أن تكون هذه النتيجة واضحة وعملية. بدلاً من الكتابة: - العمل على التقرير - التعامل مع مهام العميل - إعداد العرض التقديمي أكتب: - أكمل مخطط التقرير وأرسله للمراجعة نتيجة واضحة تعطيني هدفًا. يمكن للمهام الصغيرة أن تدعمه، لكن لا ينبغي أن تحل محله. فصل العمل العاجل عن العمل المفيد ليست كل رسالة تحتاج إلى رد فوري. أتحقق من كل مهمة بثلاثة أسئلة: - هل يؤثر هذا على الموعد النهائي الحالي؟ - هل يحتاج أحد إجابتي لمواصلة عمله؟ - هل يمكن أن ينتظر هذا حتى وقت المراجعة المخطط له؟ يساعدني هذا الفحص البسيط في حماية وقت العمل الذي يحتاج إلى التركيز. أقوم عادةً بمراجعة الرسائل في نقاط محددة خلال اليوم بدلاً من الرد على كل تنبيه. استخدم كتل عمل مركزة أقوم بتقسيم المهام الكبيرة إلى كتل تتراوح مدتها من 30 إلى 60 دقيقة. خلال كل كتلة، أبقي مهمة واحدة مفتوحة وأزيل علامات التبويب الإضافية التي قد تجذب انتباهي بعيدًا. قد تبدو الكتلة المركزة كما يلي: - 9:00–9:45: كتابة المسودة الأولى - 9:45–10:00: التحقق من الرسائل - 10:00–10:40: مراجعة البيانات - 10:40–11:00: تسجيل الإجراءات التالية فترات الراحة القصيرة تساعدني على العودة إلى المهمة بعقل أكثر صفاءً. ليس من الضروري أن تستمر كتلة العمل لساعات حتى تكون مفيدة. يمكن أن تنتج 40 دقيقة هادئة أكثر من ساعتين من العمل المتقطع. تقليل القرارات المتكررة يمكن للقرارات الصغيرة أن تستهلك طاقة أكبر من المتوقع. أقوم بتقليلها عن طريق إنشاء إجراءات بسيطة. أحتفظ بما يلي: - وقت منتظم للبريد الإلكتروني - تنسيق قياسي لتحديثات المشروع - قائمة قصيرة من الردود الشائعة - صفحة تخطيط أسبوعية - مجلد مشترك للملفات النشطة اعتاد أحد زملائي قضاء جزء من كل صباح في البحث عن أحدث مستند. لقد أنشأت مجلد مشروع واحدًا بأسماء ملفات واضحة ومجلد أرشيف منفصل. لم يصبح عملها أسهل لأنها عملت بشكل أسرع. أصبح الأمر أسهل لأنها توقفت عن تكرار نفس البحث. وضع حدود للاجتماعات يمكن أن تساعد الاجتماعات الفريق على حل مشكلة ما، ولكن يمكنها أيضًا إنشاء المزيد من المهام دون ملكية واضحة. قبل الانضمام إلى الاجتماع، أتحقق من الغرض منه والنتيجة المتوقعة. وصف الاجتماع المفيد يجيب على ثلاث نقاط: - ما هو القرار الذي يجب اتخاذه؟ - من يحتاج للحضور؟ - ماذا يجب أن يعد كل شخص؟ إذا كان الاجتماع يشارك المعلومات فقط، فقد يكون التحديث الكتابي القصير كافيًا. عندما أحضر، أكتب القرار والمالك والإجراء التالي. وهذا يمنع نفس الموضوع من العودة دون تقدم. أنشئ قائمة مهام تعكس القدرة يمكن لقائمة المهام الطويلة أن تجعل يومك يبدو خارج نطاق السيطرة. أقسم قائمتي إلى ثلاث مجموعات: - يجب القيام به اليوم - يمكنني القيام به هذا الأسبوع - احتفظ به لوقت لاحق أضع فقط عددًا صغيرًا من المهام في المجموعة الأولى. إذا تم وضع علامة على كل شيء على أنه عاجل، فإن القائمة لا تساعدني في الاختيار. كما أترك مساحة للطلبات غير المتوقعة. قد يبدو الجدول الزمني المملوء من الصباح إلى المساء فعالاً، لكنه لا يترك مجالًا لأسئلة العملاء أو المشكلات الفنية أو دعم الفريق. مراجعة النتائج وليس النشاط فقط وفي نهاية اليوم أسأل: - ما الذي أكملته؟ - ما الذي تقدم للأمام؟ - ما الذي أعاق تقدمي؟ - ما الذي يحتاج إلى إجراء تالٍ واضح؟ تستغرق هذه المراجعة بضع دقائق. إنه يساعدني في معرفة ما إذا كان روتيني يؤدي إلى نتائج مفيدة. إذا أمضيت عدة أيام في الرد على الرسائل ولكنني لم أحقق تقدمًا كبيرًا في العمل المخطط له، فأنا أعلم أن جدول أعمالي يحتاج إلى تغيير. العمل بشكل أكثر ذكاءً لا يعني التسرع في كل مهمة. ويعني الاهتمام بالعمل المهم، وتقليل الجهد الذي يمكن تجنبه، وجعل التقدم مرئيًا. عندما أختار نتيجة يومية واضحة، وأحمي وقت التركيز، وأراجع عاداتي، أستطيع تحقيق المزيد دون ملء كل ساعة بالنشاط. اتصل بنا اليوم لمعرفة المزيد عن Chu Changming: jingjing0502@qq.com/WhatsApp +8613938462431.

1. ديفيد ألين 2015 إنجاز الأمور فن الإنتاجية الخالية من التوتر 2. كال نيوبورت 2016 قواعد العمل العميق للنجاح المركّز في عالم مشتت 3. تيريزا أمابيل وستيفن كرامر 2011 مبدأ التقدم باستخدام المكاسب الصغيرة لإشعال الفرح والمشاركة والإبداع في العمل 4. مايكل إي بورتر 1985 الميزة التنافسية إنشاء واستدامة الأداء المتفوق 5. بيتر إف دراكر 2006 المدير التنفيذي الفعال الدليل النهائي لإنجاز الأمور الصحيحة 6. جيمس كلير 2018 العادات الذرية طريقة سهلة ومثبتة لبناء عادات جيدة والتخلص من العادات السيئة